Alles wat je moet weten om je eigen nagelstudio op te richten!

Woop, woop … eindelijk heb je de knoop doorgehakt: “Ik wil starten met mijn zaak!” Maar dan komen er meestal heel wat vragen. Hoe doe ik dat juist? En wat komt daar allemaal bij kijken? Belastingen, btw, sociale bijdragen, … Dat kan meteen zo’n drempel worden in je hoofd. Je begint misschien zelfs te twijfelen, of je haakt zelfs af. Maar… dat is helemaal niet nodig.

In deze blog overloop ik graag wat je allemaal moet weten om je zaak op te starten. Ik wil je zo goed mogelijk informeren over wat alles kost, hoe je het aanpakt, wie jou kan helpen, …

Tja, zelfstandig nagelstyliste worden is meer dan nagels doen en je salon aankleden. Je hebt best ook de zakelijke kant op orde. Dat is misschien niet de meest sexy kant van je verhaal… maar wel superbelangrijk om van je zaak een succes te maken! 

In andere blogs vertel ik meer over hoe je start als nagelstyliste: over welke opleiding je best volgt, hoe je je salon inricht, welk startmateriaal je nodig hebt, hoe je je tijd best kan indelen, …  

De boekhouder is je beste vriend!

Ik wil graag beginnen met mijn belangrijkste tip: “Vraag het aan je boekhouder”. Hij is jouw gids in alles wat met de zakelijke kant van jouw onderneming te maken heeft, hoe klein of hoe groot die ook is. Ook voor deze blog heb ik hetzelfde gedaan. Ik ben naar mijn boekhouder gestapt en heb met hem alles nog eens overlopen over wat je allemaal moet doen om je zaak op te starten. Zo ben ik zeker dat ik je de juiste informatie geef. Na het lezen van deze blog ben ik zeker dat je sterker in je schoenen staat om ervoor te gaan. Let’s do this!

Begin met het zoeken van een goede boekhouder die met je meedenkt

De belangrijkste eerste stap om je zaak op te richten is sowieso een goede boekhouder vinden. Maar hoe weet ik of een boekhouder een goede boekhouder is voor mijn zaak? Je kent allicht boekhouders in je kennissenkring, of via andere zelfstandigen, … Maar daarmee weet je nog niet of dat een geschikte boekhouder is die past bij jouw zaak. Daarom is mijn tip: “Ga eens met een paar boekhouders praten!” Zo’n eerste gesprek is bij de meeste boekhouders gratis en je krijgt meteen al heel wat informatie. Je kan dus best met een paar boekhouders gaan praten. Het is de enige manier om uit te zoeken of het ‘klikt’ en bovendien kost het je niets.

Met welke boekhouder voel je een positieve ‘vibe’?

Het belangrijkst bij je zoektocht is dat je een goed gevoel hebt bij je boekhouder. Ik vind dat je een zekere ‘vibe’ moet hebben met die persoon. Die mag niet zomaar zijn verhaaltje aframmelen, maar ook moeite doen om jou en jouw zaak te leren kennen. Die moet geboeid zijn door jouw verhaal en van daaruit meedenken over de beste manier waarop jij je idee kan realiseren.

Een boekhouder heb je niet nodig om gewoon je papiertjes af te handelen en daarvoor zijn factuur te sturen. Bij zo’n boekhouder loop je best meteen buiten. Ik merk bij vrienden en collega’s dat het echter vaak zo gaat. Ik krijg daar gewoon kippenvel van. Voor mij is mijn boekhouder echt de beste vriend van mijn zaak. Ik wil die over alles kunnen aanspreken, voor gelijk welk advies. Wil ik iemand in dienst nemen? Of iemand ontslaan? Is dat wel een goed idee? Welke auto kan ik best kopen? … Voor al dat soort vragen wil ik altijd graag even het advies van mijn boekhouder om slimme keuzes te kunnen maken. Hij moet met jou willen meedenken. Dat gevoel moet je krijgen bij je eerste gesprek.

Een goede boekhouder geeft je ook tegenwind

Een goede boekhouder denkt dus mee met jouw zaak, maar dat wil niet zeggen dat hij volledig moet meegaan in jouw enthousiasme. Hij moet ook tegenwind durven geven en zeggen wat de valkuilen zijn, of je inschattingen wel realistisch zijn, of je wel met alles rekening houdt, … Je zal snel merken dat niet elke euro inkomsten ook winst is. Je boekhouder kan je helpen om dit juist in te schatten. 

Zelfstandig zijn is voor ‘vrij zijn’ om meer te kunnen werken

Want als zelfstandige heb je wel een aantal voordelen… maar ook nadelen. Je bent je eigen baas en vrij om te doen wat je wil, maar meestal wil dat zeggen dat je ‘vrij’ bent om meer te kunnen werken 😉. Het is meestal niet ‘vrij zijn’ om meer vakantie te kunnen nemen. Werkuren bestaan niet meer, vakantie bestaat niet meer, … je moet zelf zorgen dat je werk en privé kan verzoenen en je niet afstevent op een relatiebreuk, een burn-out of zelfs een depressie als je niet alles goed op elkaar kan afstemmen.

Wat kost een boekhouder?

Gemiddeld moet je in Vlaanderen rekenen dat een boekhouder ongeveer 70 tot 90 euro per uur vraagt, exclusief btw. Als je veel extra diensten en advies vraagt, kan de factuur van je boekhouder natuurlijk oplopen. Alles bij elkaar dien je in totaal te rekenen op ongeveer deze kosten voor een boekhouder:

• Eenmanszaak: € 1.250 per jaar
• Vennootschap: € 4.000 per jaar

Tegenwoordig probeert een boekhoudbureau heel wat taken te automatiseren en online te werken. Zo komt er tijd vrij voor advies en om klanten te begeleiden. Dat is een goede zaak, want dat is precies waarvoor je een boekhouder écht nodig hebt.

Boekhouder helpt je slimme keuzes te maken

Het advies dat je aan je boekhouder vraagt kan heel verschillend zijn: Huur ik dit pand? Of is dat pand beter voor mij? Kan ik nu al investeren in dat toestel, of beter nog een half jaartje wachten?

Bij elke beslissing die geld kost, dien je na te denken hoeveel geld je hebt en wat het snelste geld zal opbrengen.

Stel: je hebt 5.000 euro die je kan uitgeven voor je zaak. Wat doe je?

• Een investering van 4.000 euro waardoor je snel meer inkomsten kan binnenbrengen en je zaak kan laten groeien?
• Of slechts 2.000 euro uitgeven aan decoratie van je salon… mooi, maar het brengt niet meteen iets op.

De grotere kost die ervoor zorgt dat je zaak kan groeien, zal vaak de beste keuze zijn. Zeker in het begin zal je boekhouder belangrijk zijn om die keuzes te helpen maken. Natuurlijk leer je gaandeweg ook om zelf betere keuzes te maken.

Tijd voor het echte werk!

Boekhouder gevonden waar je je goed bij voelt? Dan begint het echte werk, en dat is meestal wel betalend. De boekhouder zal dan alle praktische zaken met jou overlopen:

• Zelfstandige worden in hoofdberoep of in bijberoep?
• Ga je van start als eenmanszaak?
• Of als vennootschap?
• Waar moet ik mijn btw-nummer aanvragen?
• En wat met de sociale zekerheid?
• …

Je boekhouder helpt je hierbij, maar ik overloop graag even al deze zaken om jou als nagelstyliste goed op weg te zetten.

Hoofdberoep of bijberoep?

Die keuze hoef je enkel te maken indien je nog voor minstens 50% als werknemer aan de slag bent. Wil je dus enkel werken als nagelstyliste, dan is dat sowieso in hoofdberoep. Je kan niet in bijberoep zelfstandige worden als je geen ander job hebt (minstens 50%).

Als je in bijberoep kan starten, dan is dat zeker aan te raden. Je hebt dan nog amper kosten en je kan al doende onderzoeken of je idee leefbaar is. Na een jaar of anderhalf jaar kan je dan kiezen om volledig zelfstandig te worden in hoofdberoep. Merk je dat je te veel klanten krijgt, die je op den duur moet weigeren, … dat is vaak een goed teken om de stap naar zelfstandige in hoofdberoep te zetten.

Anderzijds: groeit je klantenbestand niet aan, of vind je het toch allemaal minder plezant om te doen... dan kan je er eenvoudig mee stoppen, zonder dat het je veel gekost heeft.

In bijberoep betaal je bijvoorbeeld maar € 80 sociale bijdragen per kwartaal, in hoofdberoep is dat al snel € 750. Een groot verschil!

Eenmanszaak of vennootschap?

De volgende keuze is dan of je als eenmanszaak of als vennootschap zal werken. Bijna alle nagelstylistes starten als een eenmanszaak. Enkel als je meteen al heel veel verdient, is een vennootschap (meestal een BV.) interessant.

Zolang je niet meer verdient dan wat je ook opdoet (waar je van leeft), heeft het geen zin om een vennootschap op te richten. Dan kan je financieel gezien best als eenmanszaak blijven werken.

Indien je veel vaste kosten hebt, bijvoorbeeld als je met personeel werkt, dan is het wel het overwegen waard om een BV. op te richten. In een vennootschap is immers je privégeld beschermd als je failliet zou gaan. Bij een eenmanszaak kunnen schuldeisers alles opeisen wat jij bezit, bij een vennootschap dus niet.

Wat kost het om mijn zaak op te starten?

Opstartkosten van een eenmanszaak:

Een eenmanszaak opstarten kost niet zoveel en het is snel in orde.

• Aanmelden bij een sociaal secretariaat. Deze ‘kas voor zelfstandigen’ zal je sociale bijdragen innen (Acerta, Liantis, Xerius, …). Die aansluiting kost een kleine € 100.
• Bij dat sociaal secretariaat krijg je ook je ondernemingsnummer. Hier moet je ook aangeven welke soort activiteiten je gaat doen. Dit hou je best zo ruim mogelijk, want als je dat later wil aanpassen kost dat opnieuw geld. Bij mij staat daar bijvoorbeeld ook horeca bij, ook al doe ik dat niet. Maar wil ik ooit iets starten in deze sector, dan kan ik dat zonder extra administratie en kosten.
• Je boekhouder zal ook je btw-nummer aanvragen. Dat is gratis en is hetzelfde nummer als je ondernemingsnummer. Wel zal de boekhouder je zijn werkuren aanrekenen om alles aan te vragen, reken ongeveer op € 150.

Dat zijn je enige opstartkosten voor een eenmanszaak.

• Een eenmanszaak opstarten kost dus alles samen niet meer dan ongeveer € 250.

 

Opstartkosten van een vennootschap (BV.)

De opstartkosten voor een vennootschap zijn een stuk hoger, want er is meer administratie en er komen ook notariskosten bij. Je moet hier rekenen op ongeveer € 2.000. Dat is het bedrag dat je zal moeten betalen aan de notaris en aan de boekhouder voor zijn tijd.

Een vennootschap opstarten kost ongeveer € 2.000

Hoe zit dat nu juist met die btw?

OK, je zaak is opgericht. Maar dat wil zeggen dat je aan een aantal zaken moet voldoen. Zo dien je elk kwartaal je ontvangen btw door te storten naar de overheid. Maar hoe zit dat juist? Ze zeggen dat dit geen kost is, maar ik moet het wel om de drie maanden betalen… ???

21% btw bijtellen voor je klanten

Btw is een ‘belasting op de toegevoegde waarde’ en dat is iets dat de consument betaalt, dus jouw klant. Je moet bij jouw prijs van de behandeling 21% btw bijtellen. Kost een behandeling € 100, dan moet je € 121 rekenen aan je klant. Die 21% btw zal je elk kwartaal moeten doorstorten naar de overheid. Ook al is het geen kost of inkomst voor jou: je klant ziet dat verschil natuurlijk niet. Voor hem of haar ben je ‘duurder’ dan je eigenlijk bent. 

Btw aftrekken van wat jij koopt

Let wel: je kan van dat bedrag wel de btw aftrekken die je zelf hebt betaald op producten en diensten die je voor je zaak nodig hebt. Koop je een stoel voor je nagelsalon, dan betaal je op dat moment aan de winkel in België ook 21% extra. Voor de stoel die € 200 kost, zal je dus € 242 betalen, maar die €42 euro kan je aftrekken van het btw-bedrag dat jij ontvangt van je klanten.

Koop je een product of dienst in het buitenland, dan betaal je daarop normaal gezien geen btw. Je kan die dan ook niet aftrekken van jouw btw-inkomsten. Uiteindelijk komt dat op hetzelfde neer.

Je boekhouder berekent elk kwartaal het btw-bedrag

Het bedrag dat je uiteindelijk moet betalen berekent je boekhouder door alle aankoop- en verkoopfacturen in te voeren en de btw te verrekenen. Je moet dus zeker goed alle facturen bijhouden.

Meestal heb je als nagelstyliste geen verkoopfacturen. Het is in je ontvangstenboekje dat je al je inkomsten noteert. Per dag vul je daarin hoeveel klanten er geweest zijn en wat zij betaald hebben. Per maand heb je zo één blaadje, dus per kwartaal van drie maanden heb je drie blaadjes met een overzicht van je inkomsten.

Maar waarom is btw dan geen kost voor mij?

Tja… het is als nagelstyliste een beetje vreemd om btw niet te zien als kost. Je werkt doorgaans voor particulieren en als die jou € 121 betalen, dien je daar € 21 van af te geven. Jouw klant zal ook niet zien dat jouw dienst dan maar € 100 kost. Je klant denkt gewoon dat het € 121 kost. Het is dus geen kost, maar voor jou voelt het wel vaak zo aan.

Een tip is wel om de btw die je ontvangt een beetje apart te houden. Zo word je op het einde van het kwartaal niet overvallen door een aanzienlijk bedrag dat je ineens dient te betalen.

 

Belastingen, ah ja!

Het wordt soms al lachend gezegd dat er maar twee zekerheden zijn in je leven: dat je ooit zal sterven én dat je belastingen moet betalen. En dat klopt als een bus! Op je winst zal je dus ook een deel moeten afgeven aan de overheid.

Voor je belastingen wordt er elk jaar opnieuw gekeken hoeveel winst je hebt gemaakt. Winst dat is dus het verschil tussen je inkomsten en je uitgaven. Op die winst betaal je dan belastingen. En daar is er wel een aanzienlijk verschil tussen een eenmanszaak en een vennootschap (BV.).

• Bij een vennootschap betaal je tussen 20% en 25% belastingen op je winst.
• Bij een eenmanszaak betaal je tot 50%. Belastingen op je winst

 

Waarom heeft dan niet iedereen een vennootschap?

In een vennootschap betaal je dus veel minder belastingen op je winst. Maar toch is een vennootschap niet altijd interessant. Zo kost een vennootschap meer om op te richten, de boekhouding is ingewikkelder waardoor je meer zal betalen aan je boekhouder, … Maar bij een vennootschap zit het systeem anders in elkaar:

• Je keert jezelf een loon uit, het geld waar je van leeft. Op dat bedrag word je wel zwaarder belast (ca. 35%).
• De rest van de winst blijft in de vennootschap en wordt minder zwaar belast (20%-25%)
• Maar met het geld dat in je vennootschap blijft, kan je op dat moment niets doen. Het is pas na drie jaar dat je dat geld kan opnemen, als je er dan nog eens 15% belasting extra op betaalt.
• Maar bv. 20% (belasting op de winst) + 15% (belasting om je geld op te nemen uit de vennootschap) is nog altijd maar % 35 belastingen en dus nog voordeliger dan bij een eenmanszaak.

Wanneer wordt een vennootschap oprichten interessant?

Een vennootschap is daarom pas interessant als je veel inkomsten hebt. Je kan jezelf dan een klein loon uitkeren waarop je zwaarder wordt belast, en de rest van je inkomsten worden dan veel lager belast maar blijven in de vennootschap.

Het is pas als je meer verdient dan wat je nodig hebt om te leven, dat het interessant wordt om een vennootschap op te richten.

Tip! Een andere reden om een vennootschap op te richten kan ook zijn dat je je privébezittingen wil afschermen. Zeker als je veel vaste kosten hebt zoals personeelskosten, is het vaak het overwegen waard om voor een vennootschap te kiezen. Indien je dan failliet zou gaan, zijn je privébezittingen veilig.

Maar ook hier: je boekhouder is de persoon die best kan inschatten wat voor jou de beste optie is. Hij zal je ook aangeven wanneer het een goed idee is om over te stappen van een eenmanszaak naar een vennootschap.

 

Sociale bijdragen

Naast de belastingen dien je ook elk kwartaal een bijdrage te betalen voor je sociale zekerheid. Het is je sociaal secretariaat dat deze bedragen int (de ‘kas voor zelfstandigen’ waarbij je je hebt aangesloten, zoals Xerius, Acerta of Liantis). Dat is dus een bedrag dat je betaalt waardoor je recht hebt op onder meer een wettelijk pensioen, kinderbijslag en betaalbare medische zorgen.

Deze bijdrage wordt berekend op je winst. Voor een zelfstandige in hoofdberoep bedraagt de sociale zekerheidsbijdrage minstens € 750 per kwartaal.

Damn, I’ve done it all!

Wel… dat is het ongeveer. Dat is de zakelijke kant van zelfstandige worden. Dat is niet meteen de plezantste kant van je zaak, maar het is wel enorm belangrijk. Informeer je dus goed, zoek een prima boekhouder… en als je er echt voor wil gaan, dan lukt het je zeker om een prima zaak uit te bouwen.

Uiteindelijk zit het zo. Je kan erover dromen en praten met zoveel mensen als je wil. Als je een droom hebt en je wil ervoor gaan: Doe het! Probeer het! Vind de juiste persoon om je te begeleiden zodat je zo weinig mogelijk schade hebt als het zou mislukken. Maar zelfs als het mislukt, dan nog moet je gelukkig zijn dat je het geprobeerd hebt. Alleen zo kan je – als je oud en versleten bent – in je schommelstoel zonder spijt naar buiten kijken en zeggen: “Damn, I’ve done it all! Niet alles is gelukt … maar ik heb het toch maar gedaan.”